Es algo normal en la actividad habitual de la empresa recibir Curriculums de candidatos aunque la empresa no se encuentre inmersa en un proceso de selección.
Aunque cada vez son menos los que se animan a ir de forma presencial a las propias empresas a entregar su Cv o a intentar reunirse con el gerente para trasmitirle las grandes ventajas que traería a su negocio incorporarle a su plantilla.
En estos momentos la mayoría de los candidatos en búsqueda activa de empleo utilizan medios online para hacer llegar sus Ccurriculums a las empresas: a través del buzón de RRHH de la web de la empresa, por medio de plataformas exclusivas de búsqueda de empleo, a través del email de contacto de la empresa…
Es indiferente en que formato y/o soporte llegue a la empresa o si se tiene o no abierto un proceso de selección de personal en ese momento, siempre se plantea la misma cuestión:¿Cómo debo tratar y almacenar los Curriculums? Hay dos opciones lógicas: Guardarlos o deshacerse de ellos.
Si la empresa opta por almacenar los Curriculums que le llegan entonces deberá cumplir con una serie de medidas en materia de Protección de Datos, aunque no se guarden todos los CV y la empresa se quede solamente con los perfiles que podrían encajar con la actividad de la empresa para actuales o futuras selecciones de personal, deberá cumplir con las siguientes obligaciones generales:
- Registrar el fichero, en la AEPD.
- Aplicar las medidas de seguridad correspondientes para que personal no autorizado a tratar esta información pueda acceder a ella (cifrado de información, armarios con llave…)
- Informar al Interesado, según el artículo 5 de la Ley Órganica de Protección de Datos los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco de la existencia de un fichero, de las consecuencias de no suministrar sus datos, de las finalidades de su uso, de las vías para ejercer sus derechos ARCO e identificar al Responsable del tratamiento de sus datos. De esta manera, el interesado conocerá para qué finalidad se van a tratar, y por quién, pudiendo además en cualquier momento ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
¿Cómo informar al interesado del almacenamiento de su Curriculum en las bases de datos de la empresa?
Dependiendo de la modalidad de entrega del CV la empresa tendrá dos opciones para hacerlo:
- Si nos traen el Curriculum en mano ese puede ser un buen momento para informarle e incluso entregarle una circular informativa donde explicamos los términos arriba indicados.
- Si nos lo envían por email se podría realizar la información contestando de forma automática a ese email, o enviando una carta, o por cualquier otro medio.
Pero ¿y si la empresa decide no quedarse con los Curriculums recibidos, ni los va a almacenar en ninguna base de datos de la empresa? Entonces la Ley de Protección de Datos no se aplicará directamente, ya no existirá ningún fichero sobre el que realizar las medidas de seguridad, aunque se se deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones previas a la eliminación de estos:
- Los Curriculums al contener datos personales bastantes sensibles, ya que muchos candidatos redactan sus CV a conciencia, si nos es entregado en MANO la empresa deberá destruirlo en una destructora de documentos, y no tirándolo simplemente a la papelera o al cubo de reciclaje.
- En cambio si llega a través del email de la empresa se debería borrar ese email del dispositivo del propio servidor.
¿Qué sucederá con estás medidas de protección de cara a la Nueva normativa a partir del próximo año?
Será conveniente habilitar en la web de la empresa un formulario exclusivo para la recepción de Curriculums, de esta manera nos aseguraremos que disponemos del consentimiento previo y expreso del candidatos para usar y/o almacenar sus datos personales.
